Usando Zoom Meetings no Salesforce

As reuniões do Zoom podem ser agendadas por meio do portal da Web do Zoom e do Salesforce. Para integrar o Zoom com o Salesforce Events, as informações do portal da Web do Zoom serão sincronizadas automaticamente do Zoom.

Além do Salesforce Lightning, essa integração também pode ser usada com o Salesforce Classic.

Essa integração permite que você aproveite os seguintes recursos:

• Ao criar um evento no Salesforce ou atualizar um evento existente, você pode agendar uma reunião do Zoom.

• Crie eventos diretamente de leads ou contatos e inicie instantaneamente as reuniões do Zoom com o clique de um botão.

• Seu histórico de atividades e a lista de reuniões do Zoom mostrarão as reuniões instantâneas que foram agendadas.

• Você pode visualizar os relatórios de reunião do Zoom clicando no botão abaixo.

• As informações sobre as reuniões do Zoom podem ser sincronizadas com o Salesforce.

• O Google Agenda pode ser usado para sincronizar reuniões.

Pré-requisitos para usar o Zoom Meetings no Salesforce

• contas para empresas

• É possível usar o Zoom for Salesforce das seguintes formas:

• Como parte da configuração, o administrador do Salesforce adicionou os objetos Zoom Meeting aos layouts relevantes do Salesforce que foram configurados para Zoom Reunião.
  Observação: Recomendamos que você entre em contato com os administradores do Zoom e do Salesforce se não conseguir instalar o aplicativo ou para acessar os recursos do aplicativo.

Como iniciar reuniões instantâneas no Salesforce

Essa integração permite iniciar reuniões do Zoom instantaneamente clicando no link Iniciar Reunião do Zoom nessas páginas no menu de ações rápidas.

Usando o menu suspenso de ações rápidas em um lead ou contato, clique no botão Iniciar reunião de zoom quando estiver no lead ou contato. Um evento será criado no registro do lead ou contato quando você clicar neste link, que inicia uma reunião do Zoom.

Você será direcionado para a página da interface de e-mail se Enviar e-mail para participantes no lançamento estiver ativado no Zoom configuração página. A partir daqui, você poderá enviar um e-mail com todos os detalhes sobre a reunião do Zoom para seus participantes.

Enviar convites por e-mail ao iniciar uma reunião

Uma reunião do Zoom começa automaticamente assim que você clica em Iniciar Reunião do Zoom botão e um um e-mail contendo os detalhes da reunião é enviado aos participantes assim que a reunião começa.

Observação: Há um requisito para que Enviar e-mail aos participantes no lançamento esteja ativado para que esse recurso funcione.

Como gerenciar reuniões do Zoom como eventos

Há vários recursos fornecidos pela integração do Zoom na página de detalhes do evento para eventos do Salesforce quando você cria um evento:

• Agendamento de reuniões do Zoom
  Escolha a opção Agendar uma reunião de zoom ao criar ou atualizar um evento no Salesforce.

• Iniciando reuniões agendadas
  Em a página de detalhes do evento de um evento, na seção Detalhes da reunião, haverá um link para iniciar uma reunião do Zoom clicando no botão Entrar URL, ou na página de detalhes do evento, você pode clicar em Iniciar reunião de zoom.

• Configurando a hora de início do cliente
  Em Customer Start Time, você tem a opção de definir a data, hora e fuso horário do evento ao criá-lo.
  Se o cliente quiser alterar essas configurações, ele precisará inserir suas preferências. Os horários de início e término do evento são exibidos no fuso horário do cliente depois de salvo. Você pode definir o horário de início da reunião em seu fuso horário apropriado e o sistema ajustará o horário automaticamente.

• Envio de e-mails ao agendar eventos
  O botão Enviar e-mail está disponível quando você adiciona uma Zoom Meeting a uma evento, que permite que você envie um e-mail para seus usuários, contatos e leads quando você adicionar uma Reunião Zoom. Insira o endereço de e-mail do cliente no campo marcado Inserir endereço de e-mail dos participantes para adicionar participantes adicionais.

• Usando Zoom PMI e opções Join Before Host
  Meu Zoom PMI: O agendador de reuniões do Zoom permite agendar reuniões com base no seu PMI (ID de reunião pessoal).
  Entrar antes de hospedar: Possibilita que os participantes da reunião do Zoom juntar antes do início da reunião ou do anfitrião se junta.

Exibir e atualizar os detalhes da reunião no Salesforce

Observação: Pelo menos duas pessoas precisam participar da reunião para que ela seja bem-sucedida.

Em a página de detalhes do evento de uma reunião do Zoom, você poderá ver informações sobre a reunião. Depois que a reunião do Zoom for encerrada pelo organizador, os detalhes da reunião do Zoom estarão disponíveis.

Ao clicar no botão Sincronizar detalhes da reunião, você poderá atualizar manualmente as informações sobre a reunião. No portal da Web do Zoom, as informações atualizadas da reunião são buscadas e atualizadas nas seguintes áreas: status da reunião, hora de início da reunião do Zoom, duração, lista de participantes e informações de gravação, que são extraídas do portal da Web do Zoom.

Outra parte da integração é que os dados também serão sincronizados automaticamente a cada hora como parte das tarefas diárias que executa.

Como criar eventos para reuniões externas do Zoom

Observação: A sincronização de reuniões externas do Zoom com o Salesforce deve ser habilitada pelo administrador antes que as reuniões externas do Zoom sejam sincronizadas.

Nas reuniões do Zoom, as reuniões externas são reuniões que você cria por meio do portal da Web do Zoom ou do aplicativo cliente do Zoom. Como resultado da integração, as reuniões do Zoom que correspondem aos contatos correspondentes e às informações de leads serão encontradas automaticamente no Salesforce e os eventos serão criados automaticamente.

Ao criar reuniões externas do Zoom, você deve garantir o seguinte para garantir uma sincronização bem-sucedida entre o Zoom e o Salesforce:

• Há um usuário do Salesforce que é o organizador da reunião do Zoom.

• Como organizador da reunião do Zoom, o contato ou lead do Salesforce pertence ao host da reunião do Zoom.

• Os participantes devem ser, no mínimo, contatos ou leads do Salesforce.

• Conforme mostrado no exemplo abaixo, o nome e o sobrenome dos participantes da reunião correspondem aos do contato ou lead no Salesforce. Um participante da reunião do Zoom é associado ao contato e lead apropriado com base no nome e sobrenome fornecidos na integração.

Exibir detalhes externos da reunião do Zoom

As reuniões de zoom podem ser associadas a contatos do Salesforce e leads e reuniões podem ser agendadas em contatos e leads, juntamente com um histórico da atividade associada a cada reunião.

Se você deseja acessar uma reunião externa do Zoom, siga estas etapas:

1. Clique em Reuniões externas de zoom no Iniciador de aplicativos ao abrir o aplicativo.

2. As reuniões de zoom serão preenchidas com base no intervalo de datas que você especificar.

3. Clique no botão Obter detalhes para obter mais informações.

4. Um contato ou lead pode ser associado a um contato.

5. Para as reuniões selecionadas, clique no botão Criar eventos.

Observação: É possível exibir no máximo 2700 registros em Zoom Meetings externos do último mês. É recomendável reduzir o período de tempo entre a seleção de registros para menos de 2700 se receber uma mensagem de erro.

Como visualizar relatórios

Você pode ampliar o relatório clicando no botão Zoom Report na guia Report. Os relatórios nesta pasta podem ser divididos em três tipos:

• Zoom Eventos: Como parte deste relatório, você encontrará uma lista de todos os eventos que envolveram as reuniões do Zoom. O relatório contém as seguintes informações: informações de título, data de início, conta, contato e oportunidade.

• Todas as reuniões de zoom por status: Todos os eventos associados a uma Zoom Meeting são listados neste relatório e agrupados de acordo com o status da Zoom Meeting. O relatório inclui as seguintes informações: assunto (tópico do Zoom Meeting), horário de início e término, duração (em minutos), número de participantes e quem participou da reunião.

• Todas as reuniões de zoom por usuário por status do usuário: O relatório mostra uma lista de todos os eventos associados a uma Zoom Meeting. Esses eventos são agrupados por usuários e, em seguida, com base no status da reunião do Zoom. Como resultado da Zoom Meeting, as seguintes informações serão incluídas no relatório: Subject (Nome do projeto), Hora de início, Hora de término, Duração (em minutos), Contagem de participantes e Detalhes do participante.